Regulamin

§ 1. PRZEDMIOT REGULAMINU

1. Przedmiotem niniejszego Regulaminu jest określenie zasad świadczenia przez spółkę Warsaw Concierge Group Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy Al. Jerozolimskich 136, 02-305 Warszawa, zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000382495, NIP7010289924; REGON 142887148 (dalej „WCG”) Usług Concierge na rzecz Klientów

2. Szczegółowy zakres Usług Concierge świadczonych na rzecz Klienta określa niniejszy Regulamin.

3. W przypadku, gdy Klient zawarł z WCG umowę, do której dołączony jest regulamin świadczenia usług concierge, ma on pierwszeństwo nad niniejszym.

4. Terminom użytym w Regulaminie z wielkiej litery nadaje się następujące znaczenie:

Dostawca	oznacza osobę fizyczną, prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej świadczącą na rzecz Klienta Usługi, za pośrednictwem WCG, opisane w § 3 Regulaminu, przy czym Dostawcą może być również WCG.
Centrum Zamówień	oznacza zorganizowaną przez WCG w ramach prowadzonego przedsiębiorstwa jednostkę organizacyjną, przyjmującą Zamówienia Klientów.
Klient	oznacza osobę fizyczną lub prawną, która jest uprawniona do korzystania z Usług Concierge;
Konsultant	oznacza pracownika lub współpracownika WCG, przyjmującego i realizującego Zamówienia w Centrum Zamówień;
Umowa Jednostkowa o Usługi Concierge	oznacza umowę każdorazowo zawieraną przez Klienta z WCG obejmującą dane Zamówienie i jego realizację;
Umowa o Wykonanie Usługi	Umowa zawierana przez Klienta z danym Dostawcą na świadczenie Usług, za pośrednictwem WCG;
Usługi	oznacza usługi świadczone Klientowi przez Dostawców, na podstawie Zamówienia na te Usługi złożonego przez Klienta, za pośrednictwem WCG, obejmujące w szczególności sprzedaż lub dostawę towarów lub usług;
Usługi Concierge	oznacza całokształt działań realizowanych przez WCG na rzecz Klienta, określonych w: Umowie Jednostkowej o Usługi Concierge oraz w Regulaminie, polegających na: świadczeniu usług doradztwa i pośredniczenia w zawieraniu przez Klientów Umów z Dostawcami, przygotowywaniu wyboru ofert oraz udzielaniu żądanej informacji;
Regulamin	Oznacza niniejszy regulamin;
Wynagrodzenie Dostawcy	Oznacza cenę lub wynagrodzenie należne Dostawcy z tytułu wykonanych przez niego Usług, uzgodnione w Umowie Jednostkowej o Wykonanie Usługi;
Zamówienie	Oznacza oświadczenie Klienta, kierowane do WCG za pośrednictwem Centrum Zamówień, określające poszukiwaną przez Klienta Usługę lub informację.

§ 2. OGÓLNE ZASADY ŚWIADCZENIA USŁUG

1. Świadczenie Usług Concierge jest każdorazowo przedmiotem osobnego Zamówienia złożonego przez Klienta. Każde Zamówienie Klienta jest indywidualnie rozpatrywane przez WCG i jest przedmiotem weryfikacji pod względem możliwości i jego terminu wykonania, w tym z punktu widzenia warunków określonych w § 4 Regulaminu.

2. Usługi Concierge będą realizowane na podstawie zlecenia złożonego przez Klienta Zamówienia. Klient składa Zamówienia na świadczenie Usług Concierge do Centrum Zamówień, bezpośrednio do dedykowanego Concierge: telefonicznie, drogą mailową lub przez platformę IT do której Klient otrzymał indywidualny dostęp. Składanie Zamówień telefonicznych jest płatne wedle stawek operatora obsługującego Klienta.

3. Składając Zamówienie telefonicznie Klient jest zobowiązany do podania danych umożliwiających jego identyfikację i sprawdzenie uprawnień do składania Zamówienia. Klient powinien również wskazać nr telefonu lub adres na który chce otrzymać informację lub który będzie wykorzystywany podczas realizacji Zamówienia. Niezależnie od tych danych Klient może być poproszony o podanie innych danych potrzebnych do identyfikacji Klienta oraz prawidłowego zamówienia dla niego Usług. Klient przyjmuje do wiadomości, że brak podania danych, o których mowa w niniejszym przepisie może uniemożliwiać wykonanie złożonego przez niego Zamówienia i uprawnia WCG do powstrzymania się z świadczeniem Usługi Concierge do czasu otrzymania wymaganych danych.

§ 3. ZASADY ŚWIADCZENIA USŁUG

1. Świadczenie Usług Concierge jest realizowane wedle następujących zasad:

a) Klient, składając Zamówienie na daną Usługę, podaje jej charakterystykę oraz istotne dla niego wymagania jakie Usługa powinna spełniać, w szczególności określa konieczne lub preferowane wymagania techniczne towaru, termin dostarczenie lub/ i wykonania, interesujący zakres cenowy, rodzaj Dostawcy, preferowany sposób otrzymania informacji, o których mowa w pkt. c) poniżej, informacje których oczekuje itp.

b) Konsultant WCG, telefonicznie lub mailowo, wskazuje termin w jakim zostanie przygotowany, stosownie do rodzaju usługi, zamówiona informacja/informacje, kosztorys wykonania lub/ i dostarczenia usługi, propozycje ofert, itp. lub informacje o braku możliwości realizacji usługi,

c) Konsultant może prosić drogą mailową lub telefoniczną (SMS) o potwierdzenie Zamówienia lub propozycji realizacji Zamówienia, w przypadku braku potwierdzenia ze strony Klienta realizacja Zamówienia może być wstrzymana,

d) w terminie określonym zgodnie z pkt. b) powyżej, stosownie do sposobu wskazanego przez Klienta, Konsultant WCG

i. przedstawi informacje zamówione przez Klienta w ramach usługi informacyjnej,

ii. poinformuje Klienta o możliwości wykonania Usługi, przedstawiając jednocześnie dane, o których mowa w pkt. d) oraz wszelkie inne informacje konieczne dla prawidłowego wykonania Usługi, w tym dostępność Usługi, możliwość jej wykonania w określonym terminie i na innych warunkach określonych przez Klienta,

lub

iii. poinformuje Klienta o ewentualnym braku możliwości wykonania usługi na warunkach podanych przez Klienta; w tym przypadku WCG przedstawi Klientowi swoje warunki wykonania danego zamówienia albo warunki określone przez Dostawcę,

lub

iv. poinformuje Klienta o niemożności wykonania usługi z uwagi na zastrzeżenia w skazane w § 4 Regulaminu.

e) wraz z danymi, o których mowa pkt. c) ii powyżej, jeśli tego wymaga specyfika Zamówienia WCG powinien również przedstawić Klientowi dane o:

- Dostawcy realizującym Zamówienie

- istotnych właściwościach świadczenia i jego przedmiotu,

- cenie lub wynagrodzeniu obejmujących wszystkie ich składniki, a w szczególności cła i podatki, z uwzględnieniem konieczności wnoszenia zadatków, zaliczek lub przedpłat przez WCG,

- terminie, w jakim oferta lub informacja o cenie albo wynagrodzeniu mają charakter wiążący,

f) Klient jest uprawniony do zadawania dodatkowych pytań dotyczących przesłanych mu materiałów i informacji;

g) Klient dokonuje wyboru lub/ i akceptacji przedstawionej mu oferty/ kosztorysu drogą telefoniczną lub mailową oraz, stosownie do umowy z Dostawcą, uiszcza Wynagrodzenie Dostawcy za Usługi, o ile jest ono wymagane. Klient liczy się z tym, że zaakceptowanie przedstawionej mu oferty po terminie związania, nie spowoduje zamówienia usługi na warunkach jakie zostały mu przedstawione;

h) w zależności od rodzaju Usługi, WCG umożliwia Klientowi dokonanie płatności w następujący sposób:

- bezpośrednia płatność na rzecz Dostawcy

- przedpłata zaakceptowanej przez Klienta kwoty przez WCG na rzecz Dostawcy, a następnie zwrot zapłaconej przez WCG kwoty na rachunek wskazany przez WCG – sposób oferowany wyłącznie, gdy w ocenie WCG jest to uzasadnione z uwagi na charakter świadczonej usługi,

- a także inne sposoby, jeśli zostały one ustalone między WCG a Klientem.

i) po dokonaniu płatności na rzecz Dostawcy, jeśli jest ona wymagana, WCG zawiera w imieniu i na rzecz Klienta umowę z odpowiednim Dostawcą, a przekazuje Klientowi wszelkie informacje lub dokumenty konieczne dla prawidłowego wykonania i odebrania Usługi od Dostawcy.

2. Usługi Concierge są realizowane przez WCG na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz poza jej granicami.

§ 4. OGRANICZENIA W ŚWIADCZENIU USŁUG CONCIERGE

1. WCG zastrzega sobie prawo do niewykonania Usługi/Usługi Concierge, jeżeli:

a) nie będzie to możliwe w momencie zgłoszenia Klienta, przy użyciu dostępnych WCG środków technicznych i posiadanej wiedzy,

b) Usługa/Usługa Concierge, będąca przedmiotem Zamówienia Klienta jest niezgodna z prawem, z dobrymi obyczajami oraz zasadami współżycia społecznego,

c) usługa, o której zorganizowanie wnioskuje Klient jest związana z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą lub zawodową,

d) Zamówienie dotyczy organizacji eventów. Realizacja takiego Zamówienie może być przedmiotem odrębnego zamówienia u WCG

2. W przypadku wymienionym w ust. 1, WCG powinno szczegółowo wyjaśnić Klientowi przyczynę niemożności wykonania wyżej wymienionej usługi i, o ile jest to możliwe, podać możliwy termin jej wykonania.

§ 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ WCG

1. Klient przyjmuje do wiadomości, że WCG jest jedynie pośrednikiem i pełnomocnikiem przy Zamawianiu Usług i nie świadczy na rzecz Klienta tych Usług. WCG ponosi względem Klienta odpowiedzialność wyłącznie za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usług Concierge, chyba że sam jest Dostawcą Usługi.

2. W związku z tym WCG nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usług (chyba, że sama jest Dostawcą), a w szczególności za opóźnienie lub zwłokę dostawcy z wykonaniem umowy łączącej Klienta z Dostawcą, szkody związane z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Usług, odpowiedzialności z tytułu rękojmi wady prawne i fizyczne Usług, gwarancji, za realizację roszczeń wynikających z odstąpienia przez Klienta lub Dostawcę od łączącej ich umowy itp. Wszelkie roszczenia w tym zakresie powinny być kierowane bezpośrednio do Dostawcy.

3. Ponadto, WCG nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub opóźnienie w wykonaniu Usługi Concierge, jeśli opóźnienie lub niemożliwość wykonania świadczenia spowodowane są zaistnieniem siły wyższej, w szczególności: strajków, zamieszek, ataków terrorystycznych, katastrof naturalnych, epidemii itp.

4. WCG nie ponosi odpowiedzialność za przydatność i sposób wykorzystania zamówionych przez Klienta usług informacyjnych.

§ 6. POLITYKA PRYWATNOŚCI

1. Administratorem danych osobowych Klientów jest WCG

2. WCG przetwarza wszystkie dane osobowe Klienta wyłącznie w celach związanych z prawidłowym wykonywaniem na jego rzecz Usług Concierge/Usług. W Tym celu WCG jest więc uprawniony do przekazania danych Klienta innym podmiotom w celu prawidłowego wykonania przez nie ich obowiązków względem Klienta, przy czym Klient dokonując Zamówienia wyraża na to zgodę.

3. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo uzyskania informacji o przetwarzaniu własnych danych osobowych. Osoba, której dane dotyczą ma prawo domagać się, by nieprawidłowe dane zostały skorygowane (prawo sprostowania), zablokowane lub usunięte (prawo do bycia zapomnianym), prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo sprzeciwu, prawo do wycofania zgody na przetwarzanie, o których mowa w artykułach 15 do 22 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Osobie, której dane dotyczą, przysługuje w każdym czasie prawo potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jego dotyczące i uzyskania następujących informacji:

a) jakie jej dane osobowe są przetwarzane

b) kategorie przetwarzanych danych osobowych,

c) cele przetwarzania,

d) informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w szczególności o odbiorcach w państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych,

e) w miarę możliwości planowany okres przechowywania danych osobowych, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu,

f) informacji o prawie do żądania od Administratora sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych osoby uprawnionej oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania,

g) informacji o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego,

h) jeżeli dane osobowe nie zostały zebrane od osoby uprawnionej – wszelkie dostępne informacje o ich źródle;

i) informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz – przynajmniej w tych przypadkach – istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby uprawnionej;

j) czy dane osobowe są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej i o odpowiednich zabezpieczeniach związanych z takim przekazaniem.

4. Jeżeli Klient chce skorzystać z ww. praw, może w dowolnym momencie skontaktować się z Działem Reklamacji pod danymi teleadresowymi określonymi w §8 poniżej lub z Konsultantem WCG. W takim wypadku WCG dostarcza Klientowi, którego dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu lub informuje o sposobie procedowania żądania Klienta.

5. Dane osobowe nie będą udostępniane innym podmiotom, z wyłączeniem podmiotów uprawnionych zgodnie z przepisami prawa do pozyskania danych lub realizujących Usługi Concierge/Usługi, nie będą wykorzystywane do wysyłania informacji handlowych, chyba że Klient wyrazi na to wyraźną, odrębną i uprzednią zgodę, którą w każdej chwili może cofnąć bez względu na kwestię realizacji Zamówienia.

6. Przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie na zasadach Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Podanie danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek niezbędne w celu realizacji i rozliczenia Usług Concierge/Usług na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b wyżej powołanego Rozporządzenia na podstawie złożonego Zamówienia. Dane mogą zostać także udostępnione na żądanie organów publicznych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c Rozporządzenia.

7. W odniesieniu do Klienta obowiązkiem zachowania poufności objęte są w szczególności wszelkie dane dotyczące składanych Zamówień, struktury jego Zamówień i innych udostępnionych WCG szczegółów.

8. W odniesieniu do danych osobowych Klienta WCG nie stosuje automatycznego podejmowania decyzji w indywidualnych przypadkach Klientów ani ich profilowania.

§ 7. POUFNOŚĆ

1. Strony zobowiązują się względem siebie nawzajem do zachowania w tajemnicy i nieujawniania osobom trzecim jakichkolwiek danych dotyczących drugiej ze stron, uzyskanych chociażby pośrednio w związku z wykonywaniem Umowy Jednostkowej o Usługi Concierge.

2. W odniesieniu do Klienta obowiązkiem zachowania poufności objęte są w szczególności wszelkie dane dotyczące składanych zamówień, struktury jego zamówień, udostępnionych WCG szczegółów umowy pomiędzy Klientem a Dostawcą itp.

3. W odniesieniu do WCG obowiązkiem zachowania poufności objęte są w szczególności wszelkie dane techniczne, technologiczne, organizacyjne oraz inne dane mające dla WCG wartość gospodarczą.

4. Zobowiązanie, o którym mowa powyżej, nie dotyczy danych, informacji lub dokumentów, które:

a) zostały ujawnione Dostawcom w celu prawidłowego zrealizowania przez nich Usług dla Klienta,

b) zostały podane do publicznej wiadomości w sposób niestanowiący naruszenia postanowień Regulaminu przez Stronę,

c) znajdowały się w posiadaniu Strony ujawniającej przed datą dokonania Zamówienia i nie były w danym czasie objęte zobowiązaniem do zachowania ich w poufności,

d) zostały ujawnione za uprzednią pisemną zgodą drugiej Strony,

e) których obowiązek ujawnienia wynika z przepisów prawa, decyzji władz państwowych lub samorządowych wydanych na podstawie właściwych przepisów prawa lub w związku z toczącym się postępowaniem sądowym, administracyjnym lub przed sądem polubownym

§ 8. REKLAMACJE

1. Wszelkie reklamacje dotyczące jakości świadczenia Usług Concierge oraz Usług w razie ich świadczenia przez WCG, Klient powinien bezpośrednio zgłosić do Działu Reklamacji w następujący sposób:

a) telefonicznie na następujące numery telefonu: (+48) 22 378 16 55 w dni powszednie w godz. 09.00-17.00

lub

b) mailem na adres: office@warsawcg.com

c) pisemnie na adres: Warsaw Concierge Group sp. z o.o., Al. Jerozolimskie 136, 02-305 Warszawa, z dopiskiem: Dział Reklamacji

2. Reklamacja powinna wskazywać następujące dane Klienta:

a) imię i nazwisko

b) nr Klienta, jeśli był nadany

c) opis reklamowanej usługi

d) dane kontaktowe tj. mail lub adres korespondencyjny.

3. Reklamacje będą rozpatrywane przez Dział Reklamacji niezwłocznie, chyba że obowiązujące przepisy prawa przewidują określone terminy na rozpatrzenia danej reklamacji.

4. Klient każdorazowo będzie informowany o sposobie rozstrzygnięcia reklamacji, pisemnie lub mailowo na wskazany przez Klienta adres korespondencyjny lub mail.

5. W przypadku złożenia reklamacji Usług wykonanych przez Dostawcę, tryb reklamacji jest regulowany zasadami określonymi przez danego Dostawcę. W przypadku przesłania reklamacji WCG, WCG będzie zobowiązane do przekazania tej reklamacji do właściwego Dostawcy i nie będzie uczestniczyło w dalszej procedurze reklamacyjnej. Jeśli przepisy prawa przewidują dla określonego typu Usług termin złożenia reklamacji, z którego dochowaniem lub niedochowaniem wiążą określone skutki prawne, nie będzie to równoznaczne ze złożeniem reklamacji do właściwego podmiotu, chyba, że z odpowiednich przepisów wynika inaczej.

§ 9. ZMIANY REGULAMINU

1. W związku ze stałym udoskonalaniem zasad świadczenia Usług Concierge, WCG będzie uprawniony do zmiany niniejszego Regulaminu.

2. O każdej zmianie WCG będzie informował na stronie www.warsaw-concierge.com. Zmiana regulaminu wchodzi w życie w dacie w nim określonej.

3. Zamówienia złożone przed zmianą Regulaminu są realizowane wg wersji aktualnej na dzień złożenia Zamówienia.

§ 10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. W kwestiach w Regulaminie nieuregulowanych, zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego polskiego prawa, w szczególności kodeksu cywilnego.

2. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2020 roku.